Come automatizzare la gestione dei visitatori

È ormai innegabile che l’utilizzo di risorse e strumenti che puntano sulla pianificazione e sull’automazione dei processi aziendali comporti numerosi vantaggi dal punto di vista economico e gestionale.

Proprio per questo, sempre più aziende si affidano a software per la gestione dei visitatori. Questi strumenti, tramite un booking panel, hanno l’obiettivo di semplificare l’organizzazione e la gestione degli ospiti, garantendo sicurezza e riservatezza in tutte le aree aziendali, riducendo gli errori e evitando inutili attese. Facili da usare, non solo consentono di ridurre i costi del personale, ma anche di fidelizzare i visitatori, con conseguente crescita positiva dell’azienda.

In questo articolo, esploreremo come funziona un software visitor management e quali sono i suoi vantaggi.

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Che cos’è un software di gestione visitatori

Per un’azienda di qualsiasi natura, che sia una start-up o una realtà più strutturata, è fondamentale accogliere i visitatori in modo rapido, nonché avere il massimo controllo di tutti i passaggi effettuati nelle proprie sedi, organizzare in maniera ottimale gli incontri e le riunioni riducendo drasticamente il margine di errore.

Grazie all’adozione di un sistema di gestione dei visitatori, oggi è possibile automatizzare tutti i processi di registrazione e identificazione, nonché gestire in maniera efficiente le varie aree aziendali nel massimo della sicurezza.

Questi strumenti, facilmente integrabili nell’ecosistema di software di qualsiasi azienda, nascono per sostituirsi al personale consentendo l’automatizzazione e la centralizzazione di tutte le operazioni. Nello specifico, possono permette l’ingresso a potenziali visitatori in completa autonomia, registrando accesso e uscita e permettendo a chiunque è presente in azienda di verificare tutti i dati in tempo reale. Inoltre, tramite questo software è possibile scaricare periodicamente un report con l’elenco di tutti i visitatori presenti nelle sedi, visualizzandone la cronologia e tutti gli altri dettagli.

Non manca ovviamente la possibilità di personalizzare al massimo ogni dettaglio, al fine di creare un’integrazione efficiente e basata sulle esigenze aziendali. Basterà scegliere le impostazioni che si preferiscono tramite un pratico sistema a moduli, che permette di aggiungere o modificare le funzionalità del software.

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I vantaggi di una gestione automatizzata

Grazie a una gestione di questo tipo, l’ingresso e l’uscita di un visitatore presso la sede di un’azienda diventano autonomi e gestiti in maniera completamente automatica: registrandosi, chiunque otterrà il proprio badge in maniera veloce, con la possibilità di fare il check-in via email o scansionando un QR-code. Va da sé che un primo vantaggio che scaturisce dall’uso di un booking panel è la velocizzazione di tutti i processi, che diventano più agili per i visitatori, evitando errori, attese o altre eventuali problematiche e migliorando sensibilmente la workplace experience. Ma oltre a questo, un altro importante vantaggio riguarda senza dubbio il contenimento dei costi aziendali. Questo perché adottando una soluzione automatizzata si potrà risparmiare su personale addetto ai controlli, al check-in e alla sicurezza.

Tutto questo è in grado di generare un vantaggio competitivo non indifferente: l’azienda, infatti, sarà in grado di fidelizzare clienti, collaboratori o altri visitatori, semplificando i rapporti inserendo tutte le risorse in un contesto di gestione fluida e moderna. Un parametro fondamentale se si guarda la crescita e si vuole accogliere un’innovazione che guarda al futuro.