Le cose da chiedersi prima di pianificare un meeting online

In un’era digitale in cui le comunicazioni a distanza sono diventate sempre più comuni, i meeting online rappresentano un mezzo essenziale per le aziende.

Non solo permettono a tutti i vari team di potersi allineare o di discutere in relazione a dati, analisi o obiettivi, ma danno la possibilità di farlo anche da remoto. Oggi, infatti, è sempre più diffusa la pratica di organizzare riunioni e meeting in modalità mista: chi è in azienda utilizzerà una sala riunioni attrezzata per collegarsi con gli interlocutori da remoto. Una soluzione pratica che, come si dice, prende il meglio di due mondi.

Tuttavia, per organizzare un meeting di questo tipo non è sufficiente avere una connessione Internet stabile e una piattaforma di videocall. Vi sono infatti diversi fattori da considerare per fare in modo che un meeting sia organizzato in maniera ideale, fra cui appoggiarsi a un Meeting Room Scheduler, una soluzione in grado di garantire efficienza e semplificazione.

Ma non è tutto: occorre anche una pianificazione accurata per ottenere risultati positivi. In questo articolo esaminiamo alcuni punti cruciali al fine di organizzare un meeting online.

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Come organizzare al meglio un meeting online

Quali sono le cose da chiedersi prima dell’organizzazione di una riunione aziendale?

Ecco tre punti fondamentali che non bisognerebbe mai tralasciare.

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La scelta della giusta piattaforma

Esistono numerose piattaforme per i meeting online, come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e molti altri. La scelta della piattaforma giusta dipende dalle esigenze del meeting e dal numero di partecipanti. Ad esempio, Microsoft Teams offre una vasta gamma di strumenti di collaborazione e presto verrà integrata l’intelligenza artificiale di OpenAI per automatizzare alcune attività, rendendolo ancora più efficace. Zoom, invece, è noto per alcune sue funzionalità avanzate quando serve condividere lo schermo con tutti i partecipanti. Inoltre, è importante verificare la compatibilità con il dispositivo dei partecipanti e l’accessibilità della piattaforma. Se sono presenti diverse stanze attrezzate con soluzioni diverse, la disponibilità degli ospiti da remoto inciderà sull’organizzazione.

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L’accoglienza e la presentazione delle attività

All’inizio del meeting, è importante accogliere i partecipanti e presentare le attività che verranno discusse durante la call. L’accoglienza può includere una breve introduzione della persona o del team che guida il meeting e poi di tutti partecipanti. La presentazione delle attività può includere una panoramica degli argomenti che saranno discussi e dei tempi di discussione previsti. In questo modo, i partecipanti avranno un’idea chiara di cosa aspettarsi e di conseguenza potranno prepararsi al meglio

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L’importanza di avere in mente una scaletta

Una scaletta chiara è essenziale per tenere traccia dei punti chiave del meeting e per garantire che i tempi siano rispettati. La scaletta dovrebbe includere il nome dell’argomento, il relativo obiettivo e il tempo previsto per la discussione. Inoltre, per meeting piuttosto lunghi, è importante prevedere una pausa ogni tanto per consentire ai partecipanti di rilassarsi e fare domande. Infine, una buona abitudine è avere una risorsa che prepari un riassunto della riunione, che possa poi essere condiviso con chi ha partecipato o con altri membri del team, così che le risorse siano perfettamente allineate.

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Perché affidarsi a un Meeting Room Scheduler

I meeting Room Scheduler sono software gestionali che aiutano un’azienda a semplificare le proprie attività interne. Questi sistemi offrono ottime prestazioni in termini di efficacia, risparmio di tempo e ottimizzazione delle risorse, anche in ottica della prenotazione delle sale e per la gestione delle riunioni.

I Meeting Room Booking System sono semplicissimi da implementare e da utilizzare, perfettamente integrabili e utilizzabili tramite tutti i device, dunque PC, tablet e smartphone.

Grazie alla semplicità di questi sistemi gestionali, è possibile organizzare tutto il flusso delle prenotazioni delle sale per meeting online in maniera automatizzata, veloce e funzionale, migliorando l’ambiente di lavoro e l’intero ecosistema aziendale.

farBooking è la soluzione completa per la gestione delle risorse aziendali, che include un room booking system potente, facile da usare e integrabile con le principali soluzioni di comunicazione.