Gruppo CAP e farBooking: spazi e risorse aziendali in un’unica piattaforma

Gruppo CAP ha scelto farBooking per digitalizzare la gestione e la condivisione degli spazi aziendali, semplificando l’accesso e la prenotazione delle risorse attraverso un’unica piattaforma.

Il progetto coinvolge 16 edifici e oltre 1.000 utenti, con più di 500 desk e 30 sale riunioni gestite, oltre al servizio interno di bike sharing, per una media di oltre 18.000 prenotazioni all’anno.

“La soddisfazione più grande è stata vedere con quanta rapidità e naturalezza le persone abbiano fatto proprio farBooking, arrivando a utilizzarlo in completa autonomia. Oggi gli utenti gestiscono con facilità i diversi servizi senza dover ricorrere continuamente al supporto IT; quando una tecnologia diventa uno strumento semplice e immediato, significa che il progetto ha davvero avuto successo.”

Massimo Benvenuto
‍Responsabile Service Desk Gruppo CAP

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L’azienda

Gruppo CAP opera nel settore delle Public Utilities. La sua organizzazione comprende più sedi ed edifici, nei quali persone e team hanno la necessità di utilizzare quotidianamente differenti tipologie di spazi e risorse condivise.

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In questo contesto, la gestione delle prenotazioni deve essere semplice per le persone e, allo stesso tempo, offrire all’organizzazione visibilità sull’impiego delle risorse e strumenti adeguati per governarne l’utilizzo.

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Obiettivo

L’obiettivo del progetto era digitalizzare e rendere più intelligente la gestione, la condivisione e la comunicazione delle risorse aziendali, facilitando l’accesso e la prenotazione dei servizi attraverso un’unica piattaforma.  

Prima dell’introduzione di farBooking, le principali esigenze riguardavano:

• gestire in modo più efficace la prenotazione delle risorse aziendali;

• ottenere maggiore visibilità sull’utilizzo degli spazi;

• ridurre le attività manuali legate a email, telefonate e file condivisi;

• migliorare l’esperienza delle persone in ufficio;

• curare la comunicazione interna in modo dinamico.

La possibilità di riunire questi processi in un solo ambiente digitale rappresentava quindi un elemento centrale del progetto.

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La soluzione

Per rispondere a queste esigenze, Gruppo CAP ha adottato farBooking per la prenotazione di oltre 500 desk condivisi, più di 30 sale riunioni e il servizio interno di bike sharing.  

Le mappe interattive aiutano le persone a individuare le risorse all’interno degli edifici, mentre la funzione di delega consente di effettuare prenotazioni per conto di altri utenti.  

Un esempio concreto dell’integrazione della piattaforma nelle attività quotidiane è rappresentato dalla prenotazione delle sale riunioni direttamente da Outlook. Durante l’organizzazione di una riunione, gli utenti possono verificare la disponibilità degli spazi e prenotare la sala nello stesso flusso di lavoro, rendendo il processo più semplice e immediato.

Con una media di 1.500 prenotazioni gestite ogni mese, farBooking supporta l’utilizzo quotidiano degli spazi e delle risorse distribuiti nei diversi edifici coinvolti nel progetto.

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I benefici

L’introduzione di farBooking ha permesso a Gruppo CAP di rendere le prenotazioni più ordinate, ridurre i possibili conflitti nell’utilizzo delle risorse e ottenere maggiore visibilità su chi utilizza gli spazi e in quali momenti.

La digitalizzazione del processo ha inoltre ridotto il ricorso ad attività manuali, come email, telefonate e file condivisi, aumentando la capacità dell’organizzazione di pianificare presenze e utilizzo degli spazi.

Dal punto di vista delle persone, i principali benefici riguardano:

• maggiore autonomia nell’organizzazione della giornata;

• accesso più semplice alle risorse disponibili;

• percezione di spazi più moderni e organizzati;

• un’esperienza coerente tra prenotazione degli spazi e strumenti di lavoro già utilizzati.  

L’adozione da parte degli utenti è stata rapida. Secondo il feedback raccolto dal cliente, le persone hanno imparato a utilizzare autonomamente i diversi servizi messi a disposizione, senza la necessità di un supporto continuo da parte del team IT.

farBooking ha anche reso più chiara la gestione dei permessi, permettendo di definire chi può prenotare specifiche risorse, verificare chi le ha utilizzate e mantenere maggiore controllo sull’accesso a determinati spazi o servizi.

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Il risultato è un sistema centralizzato che semplifica l’esperienza delle persone e, contemporaneamente, riduce il carico di lavoro manuale per i team interni.

“Con farBooking abbiamo riunito in un’unica piattaforma la gestione di desk, sale riunioni e bike sharing. La semplicità di utilizzo e l’integrazione con gli strumenti di lavoro quotidiani hanno favorito un’adozione rapida e autonoma da parte delle persone."

Marco Magugliani
‍Sistemista IT / Digital Signage Gruppo CAP

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